Firmowy Facebook

Coraz więcej firm i korporacji decyduje się na uruchomienie własnych portali społecznościowych. Mają one łączyć pracowników i ułatwiać komunikację w firmie – ale często stwarzają również problemy.
Czym byłby Facebook bez zdjęć z pijackich imprez i opowieści o źle zachowujących się kotach? Pewnie przypominałby wewnętrzną sieć społecznościową w firmie Nikon Instruments.
W tej sieci posługujący się oficjalnym językiem urzędnicy wymieniają informacje dotyczące zamówień, produktów i kontraktów. Ogólna zasada brzmi: „Jeżeli nie chcesz, aby coś dotarło do prezesa, nie pisz tego”, jak mówi John G. Bivona, dyrektor ds. kontaktów z klientami w zajmującej się produkcją mikroskopów Nikon Instruments.
Zarówno średniej wielkości firmy w rodzaju Nikon, jak i korporacyjne giganty, jak Dell, adaptują sieci społecznościowe do swoich potrzeb, świadome faktu, że komunikacja międzyludzka w coraz większym stopniu przenosi się właśnie tam. Choć trudno jest obliczyć, jak wiele firm korzysta z takich sieci, to firmy tworzące oprogramowanie dla przedsiębiorstw dostrzegły to zapotrzebowanie i włączają sieci do swojej oferty.
To kolejny przykład tego, w jaki sposób nowe technologiczne trendy skierowane do konsumentów wkraczają do firm. Za sprawą Facebooka wiele osób przyzwyczaiło się do idei śledzenia wpisów swoich znajomych. Ale w świecie biznesu ważne są kontakty pomiędzy pracownikami, a nie przyjaciółmi lub rodziną. Zamieszczane w firmowych sieciach komunikaty mają dotyczyć spraw zawodowych, jak nowe projekty, problemy na linii produkcyjnej czy inne kwestie dotyczące korporacji.
W Nikon Instruments, który zatrudnia 500 osób w różnych miastach USA, Kanady i Brazylii, kodeks korzystania z serwisu społecznościowego nie pozostawia wiele miejsca na prywatne pogaduszki, z których słynie Facebook.
Mimo to próby zaadaptowania serwisów społecznościowych na potrzeby korporacji niosą z sobą wiele problemów.
Przykładowo, niektórzy pracownicy z natury są biernymi uczestnikami internetowych rozmów, dlatego też częściej czytają posty niż je piszą. Inni po prostu nie są zainteresowani tą formą wymiany informacji. W specjalizującej się w zabezpieczeniach komputerowych firmie Symantec sporej liczbie pracowników od początku nie podobał się pomysł wewnętrznej sieci społecznościowej, a mimo to właśnie poprzez nią wyrażała swoje niezadowolenie.
Kolejnym problemem jest kwestia ochrony tajemnic firmowych. Systemy są zwykle zaprojektowane w taki sposób, aby firmy mogły decydować, kto ma dostęp do poszczególnych plików i kto należy do konkretnych grup w sieci. Pytanie, gdzie powinno się przechowywać informacje. Niektóre firmy zarządzające sieciami społecznościowymi dużych korporacji korzystają z własnych serwerów. Ale to może kłócić się z polityką wielu z ich potencjalnych klientów, którzy nie chcą, aby należące do ich korporacji informacje przedostały się poza ich systemy ochronne, jak twierdzi Susan Landry, analityczka z firmy doradczej Gartner.
Zarządzające sieciami społecznościowymi firmy zarzekają się, że stosują niezwykle rygorystyczne systemy bezpieczeństwa. Jednak wiele z nich musi tworzyć systemy na serwerach swoich klientów.
Kolejny problem polega na tym, że pracownicy zamieszczają w takich sieciach więcej prywatnych informacji niż powinni. – To katastrofa – mówi Landry. – Często musimy usuwać z sieci tego rodzaju wpisy.
Choć firmy jasno określają zasady korzystania z sieci, pracownicy i tak je łamią. Na przykład, jeden z pracowników Symantec zamiast własnego zdjęcia, umieścił na swoim profilu fotkę swojego kota. Kierujący się dobrymi intencjami pracownik Nikon poinformował całą sieć, że w firmowej stołówce jest szarlotka, mimo że koledzy z biur w innych miastach niekoniecznie byli zainteresowani tą informacją.
Jednym z największych dostarczycieli korporacyjnych systemów społecznościowych jest Salesforce.com z San Francisco. Przedstawiciele firmy twierdzą, że ze stworzonej przez nią sieci społecznościowej o nazwie Chatter korzysta 80 tysięcy korporacji. Rok temu było ich zaledwie 10 tysięcy. Inny dostarczyciel sieci społecznościowych, Yammer, twierdzi, że rok temu z jego usług korzystało 80 tysięcy firm, a dziś jest ich ponad 100 tysięcy. Systemy społecznościowe mają w swojej ofercie także SAP, Cisco Systems, Socialtext, Jive Software i SuccessFactors.
Salesforce pobiera opłatę w wysokości 15 dol. za miesiąc od użytkownika za wersję premium, a Yammer – 5 dol. za miesiąc. W firmie Symantec ponad jedna trzecia z 18 500 pracowników korzysta z Chattera, a w najbliższych miesiącach planuje się włączenie do sieci kolejnych pracowników oraz niektórych partnerów firmy.
Jednak nie wszyscy użytkownicy sieci z nich korzystają. Chatter, który potrafi zidentyfikować najbardziej aktywnych użytkowników, wykazuje, że zaledwie ok. 40 proc. zespołu sprzedawców aktywnie korzysta z serwisu, jak mówi Tacy Parker, dyrektorka sprzedaży globalnej w Symantec.
Mimo to Troy McKaskle, dyrektor ds. technologii w Symantec, pozostaje wielkim entuzjastą Chattera. Jego zdaniem system wspomaga pracowników w każdym zakresie, od uzyskiwania informacji dotyczącej konfiguracji iPadów po wsparcie w sferze tworzenia projektów.
McKaskle należy do kilkunastu grup w sieci i regularnie zamieszcza w nich różne informacje. Niedawno zamieścił wiadomość: „Przygotujcie się na Odyssey!” (chodziło o zakodowaną nazwę nowej technologii, nad którą pracuje Symantec).
„Czy mogę zapytać, czym jest Odyssey?” – odpisał jeden z kolegów.
Ta wymiana wiadomości pokazuje, że aby tego typu system mógł właściwie funkcjonować, należy posługiwać się w nim czytelnym językiem. Zakodowane lub niejasne informacje jedynie irytują ludzi i zniechęcają ich do korzystania z systemu.
Pracownicy mogą po prostu zrezygnować ze „śledzenia” kolegów, którzy mają skłonność do zamieszczania głupawych wiadomości na temat swojego lunchu, a nawet mogą wypisać się z całej grupy. Z drugiej strony, pracownicy z odległych zakątków kraju mogą dzięki sieci dowiadywać się szybko o istotnych dla firmy sprawach. Przykładowo, jeden ze sprzedawców Symantec w Dubaju założył grupę, której celem była wymiana informacji dotyczących zwiększenia skuteczności sprzedaży. Do grupy weszli pracownicy oddziałów firmy na całym świecie.
Choć firmowym sieciom społecznościowym przyświecają jak najbardziej poważne cele, wiele z nich wyróżnia się pewnym luzem, przywodzącym na myśl klimat z Facebooka. Na przykład Yammer pozwala pracownikom chwalić kolegów, przyznając im złote gwiazdki.
Szefowie mogą zbadać stosunek pracowników do różnych pomysłów, namawiając ich do głosowania w sieci. Niedawno Yammer umożliwił użytkownikom swojego systemu zamieszczanie w nim filmów.
– Stworzyliśmy zaledwie około 10 proc. tego, co zamierzamy zbudować – mówi David O. Sacks, prezes firmy Yammer, który zuchwale określa swój system jako „bardzo przypominający Facebook”.
Oczywiście, sieci społecznościowe nie zastąpiły wielu z istniejących narzędzi wspomagających współpracę, jak Microsoft SharePoint, ani nie zlikwidowały potrzeby bezpośrednich spotkań.
Dla wielu pracowników jedną z niewątpliwych zalet sieci społecznościowych jest ograniczenie wymiany e-maili. Zamiast wysyłać dziesiątki wiadomości, pracownicy zamieszczają je w sieci.
Oczywiście, sieci społecznościowe nie zastąpiły wielu z istniejących narzędzi wspomagających współpracę, jak Microsoft SharePoint, ani nie zlikwidowały potrzeby bezpośrednich spotkań.
Scott Lake, dyrektor marketingu ds. VIP-ów w sieci kasyn Caesars Entertainment w Las Vegas twierdzi jednak, że jego zespół wykorzystywał Chattera do koordynacji i promocji różnych wydarzeń, jak koncert Celine Dion dla najlepszych klientów kasyna. Jego zdaniem, dzięki sieci społecznościowej, wszyscy pracownicy mają natychmiastowy dostęp do najbardziej aktualnych informacji. Przede wszystkim widzą pojawiające się w sieci pytania i odpowiedzi. Podobna wymiana informacji za pomocą e-maili byłaby bardzo skomplikowana lub wręcz niemożliwa.

Verne G. Kopytoff/New York Times

Related News

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

COPYRIGHT 2014 ZYCIE PUBLISHING SERVICES. ALL RIGHTS RESERVED.